Cómo sacarle el mayor provecho al procesador de palabras Word para hacer tu próximo informe más rápido y profesional

Recuerdo muy bien cuando tuve ante mi por primera vez un procesador de textos llamado Word 6 y desde entonces y hasta la fecha la evolución de la herramienta nos ofrece ciertas comodidades como por ejemplo ahora con Office 365, todo queda en la nube y está listo para un trabajo individual y colaborativo.

Sin embargo, la herramienta por sí sola si bien tiene su potencial, lo ideal es que le saques provecho. No se trata solo de escribir… se trata además de saber qué hacer con ese escrito.

Y vaya… seguramente has ha tenido dificultades al hacer un informe de último minuto ¿cierto?

Si bien puede escribir fácilmente su contenido, no puedes descuidar otros factores importantes que intervienen en la creación de un informe atractivo y bien presentado como sería el incluir elementos visuales como las fuentes que usas, los esquemas de color y otras cosas cruciales que hacen que se vea como un documentos profesionales.

Esto no significa que entres en pánico, incluso si tienes prisa o simplemente necesitas ayuda para decidir qué elementos van bien juntos, puedes apoyarte de una opción valiosa de esta herramienta y son los llamados los temas.

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Los temas son accesibles para cualquier persona y pueden transformar tu documento en cuestión de segundos, haciendo que el formateo sea fácil y mucho más rápido.

Veamos algunas de sus cualidades y funcionalidades:

a) Fuentes

Debido a que los archivos tienen mucho contenido, es importante que elijas tus fuentes sabiamente. Algunas fuentes funcionan mejor en entornos más profesionales, mientras que otras a menudo se usan en documentos más personales e informales.

Con la ayuda de los temas puedes ver rápidamente cómo se verían tus documentos con diferentes fuentes, lo que te ayudará a elegir entre una fuente serif más seria como Times New Roman y Gerogia, o elegir una fuente sans-serif que funcione para configuraciones informales como Arial y Helvetica.

b) Tablas y cuadros

Hay casos en los que la simple descripción de tus datos puede generar confusión, y podría ser mejor que visualices todo utilizando un gráfico o una tabla.

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Se recomienda que no incluyas demasiados de estos elementos en tus proyectos, ya que puede ser bastante abrumador en ese caso.

¡Al usar los temas, puedes personalizar los colores de tabla y gráfico, las fuentes, los bordes y más!

c) Colores

Los colores son importantes en todas las formas de publicación, ya sea arte, diseño o un informe.

El uso de los colores correctos puede garantizar que estés poniendo énfasis en las partes correctas de tus documentos, al tiempo que unes las cosas y brindas una imagen agradable a tus lectores.

Los temas están cuidadosamente diseñados para usar solo colores que se complementan entre sí, por lo que nunca puedes perder el enfoque si los utiliza en tus trabajos.

d) Imágenes

Las imágenes pueden hacer que tus informes sean más memorables al tiempo que facilitan la lectura y comprensión de la información.

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Claro, describir cosas a menudo es suficiente, sin embargo, siempre debes considerar agregar ayuda visual para aquellos lectores que puedan tener dificultades para comprender tu idioma o si deseas mostrar algo específico sin tener que entrar en detalles.

e) Elementos gráficos

Agregar interés visual a tus documentos es casi obligatorio, especialmente si deseas un informe de aspecto profesional en lugar de un gran muro de texto con poca o ninguna indicación de puntos clave.

Con los temas y los elementos integrados que la herramienta ofrece, puedes agregar listas de viñetas (en las que el punto de viñeta se puede personalizar a casi cualquier símbolo), líneas horizontales que pueden ser cualquier combinación de sólido, punteado o no, así como resaltar texto en diferentes colores o agregar un encabezado y pie de página en la parte superior e inferior de tu documento.

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